住民税の特別徴収、
退職者が出たときの処理は月で変わります
「1月〜5月は一括徴収」と覚えていると、条文とずれます
このとき「1月から5月に辞めた人は一括徴収」と覚えている方が多いのですが、地方税法の条文が定めているのは「1月1日から4月30日」です。5月は入っていません。さらに条文には、一括徴収したくてもできない場合まで書かれています。
この記事では、特別徴収の1年の流れと、退職月による3つの分岐を、地方税法第321条の5の条文にあたって整理します。あわせて、自治体によって通知書の名前が違う理由もお伝えします。
届いた通知書を見て「うちは市県民税と書いてあるけれど、住民税と同じもの?」と迷うことがあります。結論から言うと同じものです。
個人住民税は、道府県民税と市町村民税をあわせた呼び名です。法律上の正式な名前ではなく、2つをまとめて呼ぶときの通称にあたります。そのため、自治体は自分のところの区分に合わせて書きます。
- 市民税・県民税(市県民税): 市に住んでいる場合。最も多い書き方です
- 町民税・県民税(町県民税): 町に住んでいる場合
- 村民税・県民税: 村に住んでいる場合
- 特別区民税・都民税: 東京23区に住んでいる場合。「市」ではなく「特別区」になります
- 市民税・府民税: 大阪府・京都府に住んでいる場合。「県」が「府」になります
- 市民税・道民税: 北海道に住んでいる場合
従業員が10人いて、住んでいる自治体が10か所に分かれていれば、通知書は10通届きます。名前もバラバラです。しかし処理は同じで、自治体ごとに分けて納める点だけが実務の手間になります。
科目そのものの整理は別の記事にまとめています。従業員の分・個人事業主本人の分・法人の分で科目が3通りに分かれる話は、そちらをご覧ください。
特別徴収の基本的な流れは、地方税法第321条の5第1項が定めています。条文を見ると、実務で使う数字がそのまま出てきます。
ここから読み取れることは3つです。
- 期間は6月から翌年5月: 会計年度(4月〜3月)とも暦年(1月〜12月)ともずれます。住民税だけの独自の区切りです
- 金額は12分の1: 年税額を12回に割ります。ただし割り切れない端数は6月分にまとめるのが一般的で、6月だけ金額が違うのはこのためです
- 納入は翌月10日まで: 「納付」ではなく「納入」と書かれています。預かったお金を納める立場だからです
年税額が小さい人は、12回に分けず6月に一度で引き切るということです。通知書を見て「この人だけ6月だけ金額が入っている」というときは、これに当たる可能性があります。
なお、特別徴収は事業主が選ぶものではありません。地方税法第321条の4により、給与を支払う者のうち所得税を源泉徴収する義務がある者は、市町村の条例によって特別徴収義務者として指定されます。「うちは普通徴収にしたい」という選択が原則できないのは、このためです。
ここがこの記事の中心です。従業員が退職すると、残りの月割額をどうするかという問題が出ます。地方税法第321条の5第2項が定めています。
まず原則から確認します。条文の本文はこうです。
つまり原則は「そこで終わり」です。残りは本人が普通徴収で納めます。一括徴収は、このあとに続くただし書きで定められた例外です。
- 6月1日から12月31日に退職: 本人からの申出があった場合に一括徴収します。申出がなければ原則どおり、残りは普通徴収へ切り替わります
- 翌年1月1日から4月30日に退職: 申出がなくても一括徴収の対象になります。条文が期間を区切って定めています
- 5月に退職: そもそも5月分が最後の月割額です。通常どおり徴収して納入すれば完了し、「一括徴収」という論点が起きません
ただし結果として引く金額は変わりません。5月退職なら残りは5月分だけなので、通常の徴収で完結するからです。「1月から5月」という言い方は結論としては同じですが、条文の建て付けは違う、と理解しておくと自治体の案内文を読むときに迷いません。
もうひとつ、実務で必要になる手続きがあります。第3項です。
様式は自治体ごとに用意されています(「給与所得者異動届出書」という名前で案内されていることが多い書類です)。提出先・期限・書式は自治体によって異なるため、納入先の自治体の案内を確認してください。出し忘れると、辞めた人の分がいつまでも会社宛の通知に残り続けます。
1月から4月の退職なら一括徴収、と決まっているように見えますが、条文にはもうひとつ条件が付いています。ここが見落とされやすい部分です。
読み替えると、「最後に支払う給与や退職金が、残っている住民税の全額を超えていること」が条件です。超えていなければ、一括徴収はできません。
- 月の初めに退職した: 数日分の給与しか出ないため、残り4か月分の住民税に届かない
- 欠勤が続いていた: 最後の給与が普段より大幅に少ない
- 退職金がない、または少ない: 給与と合わせても残額に届かない
引き切れなかった残りは普通徴収へ切り替わり、本人が自治体から届く納付書で納めることになります。この切り替えも、先ほどの異動届出書で自治体に伝えます。
逆に引き切れなかった場合は、後から本人宛に納付書が届きます。どちらのケースになるのかを退職手続きの時点で伝えておくと、あとの説明が楽になります。
従業員が少ない事業所では、住民税にも納期の特例があります。毎月ではなく年2回にまとめて納入できる制度です。
ここで事故が起きやすいのは、源泉所得税の納期特例と混同するケースです。名前が似ていて、どちらも年2回ですが、区切る月も期限も違います。
- 住民税の納期特例: 6月から11月分を12月10日まで、12月から翌年5月分を翌年6月10日までに納入します。住民税の年度(6月〜翌年5月)で区切られます
- 源泉所得税の納期特例: 1月から6月分を7月10日まで、7月から12月分を翌年1月20日までに納付します。暦年で区切られ、後半の期限は10日ではなく20日です
また、承認を受けていない状態で年2回にまとめると期限後の納入になります。預かったお金を遅れて納めることになるため、注意が必要です。
残高が2か月分、3か月分と積み上がっている場合は、納入漏れか、仕訳の計上漏れのどちらかが起きています。月次で残高を見る習慣があると、早い段階で気づけます。
→ 中身も仕訳も同じ
→ 納入は翌月10日まで
→ 申出がなければ普通徴収へ
→ 5月退職は通常の徴収で完結
→ 引ける分だけ引き普通徴収へ
→ 区切りも期限も違う
住民税の預り金は、退職者が出た月にずれが起きやすい部分です。一括徴収した分の計上が漏れていたり、異動届出書を出す前の通知で納入していたりすると、残高が合わなくなります。自分で追いきれないときは、第三者に一度見てもらうと整理がつくことがあります。
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