書類の保存・電子帳簿保存法
発注書・注文書の保存期間は?
税法7年・会社法10年のどちらで考えるか
「個人5年・法人7年」で覚えていると危険——書類の種類と会社の形態、そして取適法(旧下請法)で答えが変わります
書類を整理していて「この発注書、いつまで取っておけばいいんだろう」と手が止まったことはありませんか。ネットで調べると「個人は5年、法人は7年」と書いてあることが多く、それで納得してしまいがちです。ところがこの覚え方だけだと、書類を捨ててはいけない時期に捨ててしまう危険があります。理由は3つあります。個人事業主の保存期間が書類の種類によって5年と7年に分かれていること、消費税の課税事業者かどうかでも変わること、そして会社(株式会社・合同会社など)には税法とは別に「会社法の10年」があることです。この記事では、①発注書・注文書は何年保存なのかを法人・個人に分けて整理し、②「5年でいい書類」と「7年必要な書類」の境目、③会社法の10年が発注書にも及ぶのか(合同会社の場合も含めて)、④いつから数えるのかという起算日、⑤メールやPDFで受け取った場合の電子データの扱い、そして⑥2026年1月に下請法から名称が変わった「取適法」の2年保存まで、順番に確認していきます。
✓ この記事の内容
POINT01
結論: 税法では法人7年・個人5年。ただし会社は会社法の10年もある
まず税法の全体像をつかんでから、自分がどれに当たるかを確認しましょう
発注書・注文書は、税法上「取引に関して受領した書類」にあたり、帳簿書類として保存する義務があります。保存期間は法人と個人事業主で違います。
立場ごとの保存期間(税法上の原則)
- 法人 → 7年: 帳簿も書類もまとめて7年です(国税庁タックスアンサーNo.5930)。書類の種類で分かれないため、税法上は「全部7年」と覚えて問題ありません
- 個人事業主(青色申告) → 書類の種類で5年と7年に分かれる: 発注書・注文書は5年の区分に入ります。ただし後述のとおり例外があります
- 法人で欠損金(赤字)がある事業年度 → 10年: 赤字を翌年以降に繰り越す場合、その事業年度の帳簿書類は10年保存に伸びます
⚠ 会社は、税法とは別に「会社法の10年」も考える必要があります
ここまでは税法(法人税法・所得税法)の話ですが、会社にはもう一つ別のルールがあります。会社法は「会計帳簿の閉鎖の時から10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない」と定めており、これは株式会社だけの話ではありません。合同会社なども同じ10年です(条文の対応は次のCASE 03で整理します)。税法の7年より長いため、会社であれば10年で考えておくほうが安全です。
⚠ 「個人は5年」だけを覚えていると、捨ててはいけない書類を捨てます
個人事業主の場合、すべての書類が5年でよいわけではありません。領収証や預金通帳などは7年で、請求書・見積書・契約書・納品書・発注書などが5年です。さらに消費税の課税事業者になると、仕入税額控除のために保存すべき書類は7年とされています。つまり同じ引き出しの中に5年の書類と7年の書類が混在している状態が普通です。
次のPOINT 02で、この「5年の書類」と「7年の書類」の境目を具体的に見ていきます。
POINT02
個人事業主が迷う「5年の書類」と「7年の書類」の境目
お金が直接動いた証拠は7年、取引のやりとりの書類は5年、と考えると整理できます
青色申告をしている個人事業主の場合、保存期間は書類の区分ごとに決められています。区分ごとに整理すると次のようになります。
7年保存が必要なもの
- 帳簿: 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など
- 決算関係書類: 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
- 現金預金取引等関係書類: 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など
5年保存でよいもの(発注書はここ)
- その他の書類: 取引に関して作成・受領した上記以外の書類。請求書、見積書、契約書、納品書、送り状などが該当し、発注書・注文書もこの区分です
⚠ 消費税の課税事業者は、5年のつもりでも7年必要になることがあります
消費税の申告をしていて仕入税額控除(支払った消費税を差し引くこと)を受けている場合、その要件として保存すべき帳簿・請求書等は7年間の保存が求められます(国税庁タックスアンサーNo.6621)。所得税だけで考えると5年でよい書類でも、消費税の側から7年必要になるという重なりが起きます。インボイス制度の開始で課税事業者になった方は、従来より長く保存する必要が出ている点に注意してください。
✓ 個人事業主は「迷ったら7年」で統一すると、区別する手間がなくなる
書類ごとに5年と7年を区別して管理するのは、正直かなり面倒です。誤って早く捨てるリスクを考えると、個人事業主は事業関係の書類をまとめて7年保存にしてしまうほうが実務的です。保存期間を長くすること自体に不利益はありません。年度ごとに箱やフォルダを分けておけば、7年経ったものからまとめて処分でき、判断に迷う時間がなくなります。なお会社(株式会社・合同会社など)の場合は、次のCASE 03で説明する会社法の10年があるため、この「7年で統一」はあてはまりません。
CASE03
発注書は会社法の「重要な資料」に当たる? ——10年保存が必要かの考え方
条文に定義がないため、実務では「該当しうる前提」で備えるのが安全です
会社の場合、税法の7年とは別に会社法の10年があります。ここで問題になるのが、発注書がこの条文でいう「事業に関する重要な資料」に含まれるのかという点です。
まず、自社にどの条文が当てはまるかを確認する
- 株式会社 → 会社法432条2項: 「株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない」
- 合同会社・合名会社・合資会社(持分会社) → 会社法615条2項: 条文は分かれていますが、文言も保存期間も株式会社と同じ10年です。「合同会社だから短くてよい」ということはありません
- 一般社団法人・一般財団法人など会社以外の法人: 会社法ではなく、それぞれの根拠法(一般社団法人及び一般財団法人に関する法律など)に同じ趣旨の規定が置かれており、10年とされていることが多いです。自社の根拠法を確認してください
- 個人事業主: 会社法の適用はありません。税法の保存期間(POINT 02)だけで判断します
論点は「重要な資料」に入るかどうか
- 発注書は「会計帳簿」そのものではありません。会計帳簿とは仕訳帳・総勘定元帳など、取引を記録した帳簿を指します
- 論点になるのは、条文にある「その事業に関する重要な資料」のほうに含まれるかどうかです
- この「重要な資料」の範囲を具体的に定めた条文や法務省令はありません。そのため、何が該当するかは個別の判断になります
実務上の考え方
- 金額の大きい取引や、契約書に代わる性格を持つ発注書ほど「重要な資料」に近づきます。基本契約を結ばず、発注書のやりとりだけで取引している場合は特にそう考えられます
- 一方、定型的で少額の注文書まですべて該当するとは限らず、ここは解釈が分かれるところです
- 該当するかを1枚ずつ判断するのは現実的ではありません。判断に迷う時間のほうがコストになるため、実務では区別せず長いほうに合わせる会社が多くなります
⚠ 「税法で7年だから捨ててよい」とは限りません
税法と会社法は別々のルールです。税法の保存期間を過ぎていても、会社法の10年が及ぶ書類であれば保存義務は残ります。どちらか一方だけを見て処分を判断しないようにしてください。なお会社法上の保存義務に違反した場合、会社法976条により過料の対象となることがあります。
✓ 会社なら「10年」で統一すると、判断そのものが不要になる
会社法の10年は税法の7年より長いため、10年保存しておけば税法の要件も自動的に満たします。書類ごとに「これは重要な資料か」「税法では何年か」と考える必要がなくなり、結果的にいちばん手間が少ない方法です。株式会社・合同会社のどちらであっても同じ考え方で構いません。会社法の適用がないのは個人事業主で、この場合はPOINT 02の税法の期間で判断します。
POINT04
「いつから数えるか」——起算日を間違えると1年早く捨ててしまう
書類を受け取った日からではなく、申告期限の翌日から数えます
保存期間で見落とされやすいのが「いつから数えるか」です。書類を受け取った日から7年ではありません。ここを勘違いすると、実際にはまだ保存義務がある書類を処分してしまうことになります。
起算日の考え方(ルールごとに違います)
- 法人税法: その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年です
- 消費税: 帳簿の閉鎖の日が属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年とされています(申告期限の延長特例を受けている法人は3か月)
- 会社法: 会計帳簿の閉鎖の時から10年です。税法のように申告期限を基準にしない点が異なります
⚠ 実際の保管年数は、7年より長くなります
起算日が申告期限の翌日になるため、取引が発生してから実際に処分できるまでは、7年より長い期間になります。たとえば12月決算の法人が3月に申告した場合、その事業年度の書類は取引の時点から数えると8年近く手元に置くことになる計算です。「7年経ったから」と取引日を基準に判断すると早すぎるので、申告した年を基準に管理するのが確実です。
✓ 箱やフォルダには「取引年」ではなく「申告した年」を書いておく
保存の実務でおすすめなのは、書類をまとめる単位を「事業年度」にして、外側に申告年を書いておくことです。処分の可否を判断するときに起算日を毎回考えずに済みます。電子データの場合も、フォルダ名を事業年度で統一しておくと同じ効果があります。
POINT05
メール・PDFで受け取った発注書は「印刷して保存」では足りない
電子帳簿保存法の「電子取引」に当たるため、電子データのまま保存が必要です
発注書をメール添付のPDFやWeb上のシステムで受け取った場合、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。電子取引に当たるデータは、電子のまま保存することが必要とされており、紙に印刷したものだけを残す運用は認められていません。
紙と電子で分かれる考え方
- 紙で受け取った発注書 → そのまま紙で保存して問題ありません(スキャナ保存の要件を満たせば電子化も可能です)
- メール添付のPDF・Web発行の発注書 → 電子データのまま保存します。印刷して紙で残すだけでは要件を満たしません
- 紙で受け取ったものと電子で受け取ったものが混在するのが通常なので、受け取り方ごとに保存先を分けておくと管理しやすくなります
⚠ 「取引先・日付・金額」で探せる状態にしておく必要があります
電子取引データの保存では、後から検索できることが求められます。ファイル名を「20260809_○○商事_120000.pdf」のように日付・取引先・金額を含む形で統一するか、一覧表を作っておくのが実務的な対応です。要件の詳細や小規模事業者向けの取扱いは事業者の状況で異なるため、自社がどの要件で保存すべきかは国税庁の資料または税理士に確認してください(国税庁「電子帳簿保存法関係」)。
✓ 発注書は「保存期間」より「探せるか」でつまずくことが多い
実際の税務調査で困るのは、書類が無いことよりも「あるはずなのに出てこない」状態です。保存期間を守っていても、必要な1枚を探すのに時間がかかると、確認作業が長引きます。年度・取引先で整理し、電子データはファイル名を統一する——この2つだけで、後から探す手間は大きく減ります。
POINT06
取適法(旧下請法)の2年——税法とは別に発注書の保存義務がある
2026年1月から法律の名前が変わりました。年数は短いですが、義務の性質が税法と異なります
ここまでは税法と会社法の話でしたが、取引の相手や規模によっては、もう一つ別の保存義務がかかります。下請法です。この法律は2026年1月1日に改正法が施行され、名称が変わりました。
2026年1月からの変更点(名称と用語)
- 正式名称: 「下請代金支払遅延等防止法」から「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」に変わりました
- 新しい通称: 取適法(とりてきほう)です。「中小受託取引適正化法」と呼ばれることもあります
- 用語も変更: 「親事業者」→委託事業者、「下請事業者」→中小受託事業者、「下請代金」→製造委託等代金に置き換わりました
保存義務の中身
- 年数は2年: 取引が完了した場合、給付内容・代金の額など取引に関する記録を書類または電磁的記録として作成し、2年間保存する義務があります(公正取引委員会リーフレット)
- 「受け取って保存する」ではなく「作成して保存する」義務です。ここが税法との大きな違いで、発注した側(委託事業者)に課される点に注意してください
- 発注時の明示義務も別にあります: 発注内容(給付の内容・代金の額・支払期日・支払方法)を書面または電磁的方法で明示する義務です。2026年1月からは相手の承諾がなくても電子メールなどで交付できるようになりました
⚠ 「2年でいい」という意味ではありません
取適法の2年はこの法律が独自に定める義務であって、税法や会社法の保存期間を短くするものではありません。同じ発注書について複数の法律が別々に義務を課していると考えてください。実務上はいちばん長い期間(会社なら10年)に合わせておけば、すべての要件を満たします。
⚠ 自社が対象かどうかは、取引の内容と規模で決まります
取適法が適用されるのは、①取引の内容(製造委託・修理委託・特定運送委託・情報成果物作成委託・役務提供委託)と②資本金基準または従業員基準の両方に当てはまる場合です。2026年1月の改正で従業員基準(300人、100人)が追加され、特定運送委託も対象に加わりました。従来は資本金だけで判断していたため、これまで対象外だった会社が新たに対象になっている可能性があります。自社が該当するかの判断は取引ごとに変わるため、公正取引委員会の資料または弁護士にご確認ください。
✓ 経理側でやることは「発注書を捨てない」で足ります
取適法の対象かどうかの判断は法務や購買の領域ですが、経理側の対応はシンプルです。会社なら会社法の10年で保存しているはずなので、取適法の2年はその中に収まります。新しく何かを足す必要はなく、年度ごとの保存を続けていれば要件は満たせます。注意すべきなのは、「2年経ったから」と発注書だけ先に処分してしまうことです。
まとめ: 発注書の保存期間は「会社は10年・個人は7年」で統一する
POINT 01
税法では法人7年
→ 赤字を繰り越す年度は10年
→ 赤字を繰り越す年度は10年
POINT 02
個人の発注書は原則5年
→ ただし領収証・通帳は7年
→ ただし領収証・通帳は7年
CASE 03
会社は会社法で10年
→ 合同会社も同じ。税法とは別
→ 合同会社も同じ。税法とは別
POINT 04
起算日はルールごとに違う
→ 取引日から数えると1年早い
→ 取引日から数えると1年早い
POINT 05
メール添付のPDFは電子のまま
→ 印刷して紙で残すだけでは不足
→ 印刷して紙で残すだけでは不足
POINT 06
取適法(旧下請法)は2年
→ 2026年1月に名称が変わった
→ 2026年1月に名称が変わった
発注書の保存で迷ったら、会社(株式会社・合同会社など)なら「10年」、個人事業主なら「7年」で統一し、年度ごとの箱に入れると決めてしまうのがいちばん確実です。書類ごとに年数を見分ける手間がなくなり、誤って早く処分する事故も防げます。
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この記事は、2026年9月時点の制度をもとに、発注書・注文書など帳簿書類の一般的な保存ルールを解説しています。保存期間は事業者の区分(法人・個人)、青色申告か白色申告か、消費税の課税事業者かどうか、欠損金の有無などによって異なります。また、会社法432条2項(株式会社)・615条2項(持分会社)にいう「事業に関する重要な資料」の具体的な範囲は条文上定義されておらず、個々の書類が該当するかは取引の内容や重要性により判断が分かれます。会社以外の法人(一般社団法人・医療法人など)は会社法ではなくそれぞれの根拠法によるため、自法人に適用される法令をご確認ください。電子帳簿保存法の要件も事業者の状況により取扱いが異なる場合があります。また、2026年1月1日施行の改正により下請法は「取適法(製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律)」に名称が変わりましたが、同法が適用されるかどうかは取引の内容と資本金基準・従業員基準の双方によって判断され、個々の取引ごとに異なります。自社が対象となるかについては公正取引委員会の資料または弁護士にご確認ください。実際の判断にあたっては税務署、税理士または弁護士にご確認ください。
